Conceptul de auxiliar, care derivă din cuvântul latin auxiliāris, este folosit pentru a califica persoana sau obiectul care oferă asistență sau un anumit tip de ajutor . Administrativ, pe de altă parte, face aluzie la ceea ce este legat de administrație (actul de organizare sau aranjare a resurselor pentru atingerea unui scop).

Noțiunea de asistent administrativ se referă la o poziție sau o funcție care există în majoritatea companiilor . Asistentul administrativ are sarcina de a dezvolta diverse activități ale administrației companiei .

Asistenții administrativi efectuează activități tipice de birou: arhivarea documentelor, efectuarea documentelor, gestionarea agendei etc. De obicei, acești oameni sunt în serviciul unui superior ierarhic, ajutându-i să-și îndeplinească sarcinile.

Administratorul unei companii, de exemplu, poate solicita asistentei administrative să colecteze toate facturile achizițiilor efectuate în ultimul semestru pentru a analiza cheltuielile, garanțiile în vigoare și alte date . Asistentul administrativ, pe de altă parte, poate fi invitat să comunice cu clienții care înregistrează o datorie la firmă pentru a coordona momentul în care un colector poate retrage plata.

Un asistent administrativ trebuie să aibă cunoștințe despre serviciul clienți și furnizorii, marketingul, tehnicile comerciale, standardele de calitate, protocolul, relațiile umane, documentația și tehnologia informației, printre altele. Cu cât mai multă cunoștință pe care o are asistentul administrativ, cu atât mai bine își poate dezvolta munca și cu cât mai multe posibilități va trebui să crească în structura internă a organizației.

Deși uneori această slujbă nu primește prea mult respect din partea societății, deoarece nu este la un nivel ierarhic superior, este necesar să subliniem că birourile nu ar putea funcționa corect și eficient dacă nu ar fi fost asistenții administrativi . Numărul mare și variat al sarcinilor pe care le efectuează zilnic ar trebui să fie luate împreună pentru a-și aprecia importanța.

Atât de fundamental este prezența asistentului administrativ într-o companie a cărei activitate depinde în mare măsură de utilizarea informațiilor și de funcționarea sistemelor administrative. Să vedem mai jos câteva dintre cele mai importante funcții în detaliu:

* suport administrativ : se face prin copierea documentelor, arhivarea, trimiterea de mesaje prin mijloace digitale, asistența telefonică, gestionarea intrărilor și înregistrarea mesajelor primite. În plus față de aceste sarcini specifice, nu este neobișnuit să se înlocuiască personalul burselor telefonice și recepția în absența acestora;

* Gestionarea corespondenței : deși în ultimele decenii volumul corespondenței fizice a scăzut considerabil datorită supraaglomerării Internetului, companiile continuă să trimită și să primească pachete, iar activitatea asistentului administrativ este esențială pentru atingerea destinației;

* gestionarea dosarului : acest punct poate genera confuzii, deoarece în marile companii există de obicei o poziție specifică pentru administrarea dosarului . Cu toate acestea, atunci când volumul de documente nu este atât de mare, asistentul administrativ poate prelua comanda și depozitarea acestora pentru o utilizare ulterioară;

* controlul personalului : printre sarcinile sale în acest domeniu sunt înregistrările absențelor, orelor lucrate, drepturile la zile libere și creanțele;

* transcrierea textelor : este obișnuit să vă cereți să transmiteți o schiță la computer sau să transcrieți o înregistrare;

* contabilitate : ca și cum toate cele de mai sus nu ar fi suficiente, unii asistenți administrativi au obligația de a îndeplini sarcini precum pregătirea facturilor și calculul salariilor, contribuția la asigurările sociale, deducerea impozitelor și costul comenzi.