O comandă de achiziție sau o notă de comandă este un document pe care un cumpărător îl livrează unui vânzător pentru a solicita anumite mărfuri . Acesta detaliază suma care urmează să fie achiziționată, tipul de produs, prețul, condițiile de plată și alte date importante pentru operațiunea comercială.

De exemplu: "Juana, luați comanda de achiziție de la Martinez și pregătiți comanda care va fi luată într-o oră", "O comandă de cumpărare tocmai a ajuns pentru o valoare de 5.000 de dolari", "Nu înțeleg ce sa întâmplat: compania mi-a spus că nu au primit niciodată comanda de achiziție . "

În general, comanda de achiziție menționează locul și data emiterii, numele și adresa cumpărătorului și vânzătorului, informațiile fiscale, detaliile produselor comandate și condițiile de plată și livrare. Este important să clarificăm faptul că acest document nu este valabil ca o factură .

Comanda de achiziție are cel puțin un duplicat, deoarece originalul este livrat vânzătorului, în timp ce cumpărătorul păstrează duplicatul. În acest fel, ambele au dovada operațiunii care va fi specificată: cumpărătorul, pentru a demonstra ce mărfuri a cerut; vânzătorul, să pregătească comanda și să înceapă procesul de facturare.

Se poate spune, pe scurt, că ordinul de achiziție este o cerere scrisă pentru anumite produse la un preț convenit și cu anumite condiții de plată și livrare. Este o autorizație pe care cumpărătorul o acordă pentru a fi prezentată cu o factură pentru achiziționarea bunurilor.

Este cunoscut ca o comandă de achiziție deschisă pentru una a cărei valabilitate durează până când emitentul o anulează în mod expres. Trebuie menționat faptul că acest lucru se poate întâmpla și din anumite motive specifice, cum ar fi faptul că activul implicat nu mai există sau că prețul său de piață a depășit o limită stabilită la începutul acordului. Utilizarea unei comenzi deschise prezintă câteva avantaje întreprinderilor, dintre care unele sunt explicate mai jos:

* În primul rând, comanda de achiziție facilitează angajații să calculeze nivelurile adecvate de inventar, precum și să-i ajute să detecteze mai precis când este necesar să se facă o nouă comandă de aprovizionare. Pe partea cumpărătorului, vă permite să vă controlați mai eficient costurile prin utilizarea unor măsuri de economisire, cum ar fi un inventar just-in-time ;

* Furnizorii pot ști dacă concurenții au oportunități egale într-o afacere datorită licitației. Este important să rețineți că, cu cât este mai competitivă, cu atât mai convenabil va fi prețul pentru cumpărător. În plus, aceasta deschide porțile pentru a influența cu mai multă forță negocierile, pentru a obține contracte mai favorabile pentru el;

* dat fiind că prețurile unei comenzi deschise de cumpărare rămân stabile pentru o anumită perioadă de timp, acest lucru contribuie la combaterea inflației potențiale;

* unul dintre punctele fundamentale este certitudinea că acest tip de comandă oferă furnizorilor și cumpărătorilor costul serviciilor și bunurilor implicate. Există o serie de garanții privind prețul, cantitatea, condițiile de plată și cerințele de livrare care generează liniște pentru ambele părți;

* oferă furnizorilor asigurarea că vor câștiga periodic un anumit venit;

* atunci când ordinul are o magnitudine considerabilă și cumpărătorul este o companie importantă, vânzătorul poate folosi comenzile deschise de cumpărare pentru a crea o linie de credit;

* scade timpul necesar pentru plasarea comenzilor, deoarece procesul de cumpărare este codificat în ordine deschisă, ceea ce permite cumpărătorilor să utilizeze acel timp pentru alte probleme.